Caso de estudio: clinica dental en Bilbao reduce faltas un 68% con IA
La clinica
Clinica dental familiar en Deusto, Bilbao. 2 gabinetes, 2 dentistas, 1 higienista. 28 citas diarias de media. Facturacion anual: 340.000 euros. Gestion con software de 2018.
El problema
Tasa de faltas del 21% (6 citas diarias perdidas). Ticket medio perdido por falta: 95 euros. Perdida anual estimada: 142.500 euros. La recepcionista dedicaba 3 horas diarias a llamar para confirmar citas.
La solucion
Sistema de recordatorios por IA con tres niveles: 7 dias antes por email con enlace de confirmacion, 48h antes por WhatsApp con opcion de reagendar, 2h antes por SMS para los no confirmados. Si cancela: oferta automatica al primer paciente en lista de espera.
Ademas: seguimiento automatico de presupuestos pendientes. Dia 1: email con PDF y video del tratamiento. Dia 3: WhatsApp de dudas. Dia 7: opciones de financiacion.
Resultados a 6 meses
Faltas: del 21% al 6,7% (reduccion del 68%). Citas recuperadas por lista de espera: 8 semanales. Presupuestos aceptados: del 42% al 71%. Recepcionista: de 3h a 20 minutos diarios en confirmaciones.
Impacto financiero
Facturacion recuperada por reduccion de faltas: 55.200 euros/ano. Facturacion adicional por presupuestos aceptados: 38.400 euros/ano. Impacto total: 93.600 euros anuales. Coste del sistema: 1.164 euros/ano. ROI: 7.938%.
Reaccion de los pacientes
Encuesta de satisfaccion post-implementacion: 4.8/5. Los comentarios mas frecuentes: "Me encanta que me recuerden la cita por WhatsApp" y "El video del tratamiento me ayudo a decidir."